Comment réussir son cahier des charges dans le cadre d'une refonte de site internet ?

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Avant d'envisager la refonte de votre site internet par une agence digitale ou votre service service informatique, il est primordial de définir précisément vos objectifs et besoins

Pour obtenir un chiffrage précis sur la charge financière, que cela soit interne ou externe, et les délais envisagés, vous devez consigner dans un document vos attentes. 

Ce document peut prendre plusieurs nomination et forme en fonction de votre secteur d’activité, de la taille du projet, des méthodes projets. 

La dénomination la plus courante reste “cahier des charges”, mais vous croiserez peut être le chemin des termes :

  • “expression de besoins”, 
  • “spécifications fonctionnelles", 
  • “users stories” et “épics” dans le cadre de méthodes agiles.   

Ces documents consignent tous vos besoins fonctionnels mais aussi l’identité de votre entreprise : 

  • ses valeurs, 
  • sa promesse, 
  • son histoire…

Il permet à l’entité en charge de votre projet de respecter vos souhaits en matière de conception, depuis le design du site à l’ajout de nouvelles fonctionnalités

Le cahier des charges de votre site web est la boussole de votre refonte de site ! 🧭

Refonte de site : pourquoi faut-il absolument faire un cahier des charges ?

Pour être certain de réussir la refonte de son site, il est important de poser l’ensemble de vos prérequis sur la base de votre stratégie d’entreprise à travers l’élaboration d’un cahier des charges. 

Avant d’en entreprendre la rédaction, vous devez définir les grands thèmes à aborder pour mieux les appréhender. 

Cette étude portée en amont sur votre projet vous permettra de faire le point sur les différentes problématiques de votre site actuel. 

Une analyse rigoureuse permet aussi de prouver votre sérieux et de fournir des documents tangibles à votre agence digitale en charge de la refonte. 

Grâce à cette démarche, vous exprimez plus facilement vos besoins. 

Dans la liste ci-dessous que nous avons rédigée, vous trouverez les 5 points essentiels à ne surtout pas omettre lors de la rédaction de votre cahier des charges.

1. Présentez les acteurs impliqués dans la refonte de votre site.

Commencez par vous présenter, comme lors de n’importe quel premier échange. 

Lorsque vous soumettrez votre cahier des charges à votre future agence, celle-ci voudra appréhender un maximum d’informations concernant votre structure.

Qui sont les parties prenantes au sein de votre société ?

Il est primordial pour une agence de bien identifier les acteurs qui prennent place dans ce projet. Des profils métiers aux experts, l’agence doit avoir une vision claire de chaque personne pouvant intervenir et de ses fonctions afin de faciliter la circulation de l’information et identifier les décisionnaires à intégrer lors des phases de validation. 

L’équipe marketing est souvent le point d’entrée sur le projet. Il est important d'impliquer l’ensemble de l'équipe dans votre projet et de les accompagner au changement pour maintenir une bonne cohésion interne.

Quel est l’état de votre marché ?

Votre partenaire voudra connaître l’état du marché sur lequel vous évoluez et vos cibles, personas, client idéal, Ideal Customer Profil... Ces connaissances sur vos cibles et ses composantes lui permettront de créer un socle digital spécialement conçu pour optimiser les parcours utilisateurs.

Si vos connaissances sont insuffisantes, c’est peut être l’occasion de lancer des études et enquêtes pour reposer ces fondamentaux. Une agence de webmarketing peut être votre allié sur ce point. 

Listez vos concurrents avant la refonte de votre site

Identifiez vos concurrents puis classez-les en fonction de leur positionnement, en mettant en exergue ceux qui, sur l’aspect digital, sont les plus proches de vos attentes. 

Sur l’aspect purement design, vous devez également identifier les sites internet qui se rapprochent le plus de votre vision du futur site. Ces éléments permettront de produire un site en totale adéquation avec votre ADN et qui vous démarquera de votre concurrence. 

Présentez votre charte graphique

Une refonte de site est parfois l’occasion de faire évoluer votre charte graphique. Si tel est le cas, précisez ce qu’il est possible de faire évoluer : logo, police, couleurs… 

Une nouvelle conception de site peut également permettre l’évolution de l’ensemble de votre territoire de marque. Réfléchissez aux divers impacts sur vos autres supports de communication. 

En fonction de l’ampleur des ajustements souhaités et de votre marché, une agence de design spécialisée peut réellement venir en appui sur ce sujet. 

2. Quelles sont les améliorations et objectifs visés par la refonte de votre site internet ?

Lorsque l’on envisage la migration de son site internet, c’est que l’on souhaite avant tout améliorer certains points défaillants pour gagner en performance et en notoriété.

Les différents points visés par les améliorations sont généralement : 

 🏍 le temps de chargement du site,

🆎 le référencement naturel d’un site et la gestion de contenu,

👴 un design obsolète,

 ⚙ les fonctionnalités.

L’amélioration de ces critères vous permettront notamment de réduire votre taux de rebond, d'améliorer votre taux de clic et d’optimiser vos taux de conversion.

Pour connaître les différentes améliorations à apporter absolument à votre site internet, il est essentiel de mener un audit de son site. 

Pour cela, vous avez le choix en matière d’outils digitaux :

  • Google Analytics, 
  • Google Search Console, 
  • Page Speed Insight

Pour plus de richesse sur l’information, vous pouvez également réaliser des focus group et tests utilisateurs pour identifier les éléments que vous devez conserver et ce qui doit être modifié ou supprimé. 

Certains outils vous permettent également de capter ses insights de manière plus industrialisée. Il faut les installer bien en amont de votre projet pour avoir suffisamment de volume afin que les données soient significatives. 

De manière générale, tous ces informations permettent de  de répondre à de nombreuses questions existentielles que l’on peut se poser avant de refondre son site internet, telles que par exemple :

  • L’organisation du site que vous souhaitez proposer (arborescence).
  • Les messages à véhiculer.
  • Les fonctionnalités que vous souhaitez ajouter ou supprimer.
  • Les outils de captation d’insight que vous souhaitez désormais utiliser.
  • Vos objectifs en termes de  SEO.
  • Le choix d’un éventuel CMS et dans l'affirmative, lequel ? (Wordpress, Webflow, Joomla!, Wix, Shopify, Squarespace, Webflow...)

Sachez que si vous ignorez comment faire, votre agence partenaire peut tout-à-fait réaliser le diagnostic à votre place. 

En fonction des résultats produits, il sera facile de définir ce qui pêche et quels sont les points sur lesquels travailler. 

Une agence de webmarketing saura parfaitement vous dire pourquoi : 

  • vos taux de conversions sont insuffisants,
  • vos utilisateurs sont insatisfaits,
  • votre site actuel est lent à l’affichage,
  • votre socle digital ne draine pas suffisamment de trafic organique.

3. Pourquoi définir l’arborescence de votre site web ?

Une bonne arborescence permet d’améliorer le crawl des robots de Google dans le cadre de son référencement et d’améliorer son indexation dans les moteurs de recherche. 

En outre, l’arborescence permet de concevoir votre tunnel de vente et de favoriser l’engagement de vos prospects afin de faciliter leurs conversions.

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, vous pouvez réaliser une première version d’arborescence de votre site actuel et des différentes rubriques le composant pour formaliser vos idées et alimenter l’agence avec une matière riche. 

Vous pouvez très bien réaliser l'exercice sur un support papier à main levée ou sur un powerpoint que vous mettrez ensuite à la disposition de votre agence. Chez Luneos on adore whimsical. Simple et efficace ! 😃

Pensez également à recenser dans un dossier tableur l’intégralité de vos contenus comme vos articles de blog, vos vidéos, vos mentions légales ou vos CGU.

L’étude de votre site et son fonctionnement seront ainsi plus rapidement traités par votre agence de webmarketing.

La nouvelle arborescence devra absolument faciliter le parcours de vos clients. On conseille de ne pas aller au-delà de 3 niveaux de “profondeur” : le niveau 1 étant considéré comme la page d’accueil de votre site. 

Restez flexible et ouvert sur l'arborescence de votre nouveau site web ; votre agence  de stratégie digitale saura vous conseiller en fonction de ce qui est le mieux pour le développement de votre activité. 

Elle cherchera toujours la meilleure structure possible pour rendre vos offres facilement accessibles. 

Si vous avez des ambitions en termes de SEO, alors ce travail est d’autant plus important à mener car une mauvaise arborescence peut pénaliser gravement votre référencement. 

4. De nouvelles fonctionnalités techniques pour plus de valeur ajoutée ?

Comme mentionné plus haut dans cet article, les fonctionnalités font partie des améliorations que vous pouvez intégrer dans votre futur site. 

Ces fonctionnalités servent généralement à améliorer l’expérience utilisateur

Sur des sites vitrines, il peut notamment s'agir de : 

  • De la mise en place d’un blog
  • D’une fonction d’inscription à une newsletter
  • De webcallback
  • De formulaire de contact

Sur des sites comprenant un espace client, il existe des fonctions plus avancées qui permettent de faire transiter de l’information entre le système d’information de votre société et votre cible. 

Certaines fonctionnalités permettent également de donner de l’autonomie à vos clients (attestation, devis, achat, réclamation…)

Il est primordial de lister dans votre cahier des charges ces fonctionnalités souhaitées car elles ont un impact majeur sur le périmètre du projet, et donc sur les coûts et délais associés !

5. Assignez un budget à votre cahier des charges.

Comme pour la recherche d’un bien immobilier, une fois que l’on a exposé le nombre de pièces souhaité et la localisation géographique, il est essentiel de soumettre à son agence de webmarketing le budget dont on dispose pour la refonte de son site internet.

En fonction des fonctionnalités que vous souhaiterez, de la complexité du design et du volume des contenus, l’enveloppe budgétaire ne sera bien sûr pas la même. Une refonte de site représente un certain coût. 

Or, il est important de garder un budget pour la partie maintenance et référencement payant. 

Pour connaître le budget total à prévoir lors d’une refonte de site, nous vous invitons à consulter notre article : “Quel budget prévoir pour sa refonte de site ?”

D’autres part, en fonction du déroulé des opérations, il peut arriver que votre cahier des charges soit revu en cours de route

De nouvelles idées ou des impossibilités techniques peuvent parfois venir contrecarrer les plans. 

Si les délais sont généralement rallongés de 30% lors d’une création de site, c’est justement à cause de ces nombreux impondérables qui s’invitent lors de la refonte.

Refonte de site : récap' des 5 points à ne surtout pas négliger !

En résumé, les 5 points à ne surtout pas omettre dans la rédaction de son cahier des charges reposent donc sur :

  1. La présentation des acteurs partis prenantes de votre projet. Ainsi que le marché sur lequel votre entreprise évolue et la charte graphique de votre site web actuel.
  2. Les améliorations techniques et les objectifs de performance visés.
  3. L’arborescence de votre site actuel, 
  4. Les nouvelles fonctionnalités techniques souhaitées. 
  5. Ainsi que bien sûr, l’enveloppe budgétaire à allouer au projet de refonte de site.

Ces critères, tous soigneusement consignés dans votre cahier des charges, représentent les pré-requis de votre projet de refonte de site. 

Ils se doivent d’être préparés avec amour et minutie… 👩‍🔬 

Une agence de webmarketing vous aide dans la conception de votre site web mais peut aussi vous accompagner pour l’élaboration de votre cahier des charges.