Les webinaires ont le vent en poupe et c’est tout à fait compréhensible ! Véritable outil de communication digitale, ce sont les nouvelles conférences du monde numérique, offrant, en prime, la possibilité d’un suivi marketing optimal pour mesurer la performance de l’événement. Voilà pourquoi ils sont devenus indispensables dans le monde professionnel moderne. Pour que vous puissiez vous aussi profiter de cette stratégie, nous allons, dans cet article, vous guider de manière exhaustive à travers chaque étape cruciale : planification minutieuse, stratégie promotionnelle, animation de l’événement, nurturing des inscrits... Préparez-vous à maîtriser l'art de l'interaction en ligne et à maximiser l'impact de vos présentations virtuelles.
C’est LA première question à se poser. Finalement, quel est votre objectif ?
1 - Définissez votre public cible. Reprenez ou créez vos fiches de persona type, pour bien cerner et avoir en tête les besoins et les intérêts de votre prospect idéal.
2 - Recherchez les sujets tendances du moment. De quoi parle-t-on actuellement dans votre secteur d'activité ? Quelle est LA grosse évolution du moment ? Votre veille doit vous permettre d’être au courant. Pour rester alerte sur les sujets chauds, suivez des influenceurs de votre secteur sur LinkedIn, abonnez-vous à leur newsletter, trouvez des Youtubeurs pertinents, … Inspirez-vous, cherchez le “coup d’avance”, pour donner envie à vos prospects de s’inscrire.
3 - Alignez le sujet tendance avec votre expertise. En effet, le “sujet tendance” ne fera pas tout, l’enjeu est d’y apporter votre valeur ajoutée, en accord avec votre offre. Choisissez un sujet qui met en valeur votre expertise.
4 - Solutionnez des problèmes courants. Il faut que la thématique du webinaire résolve un problème que rencontre votre cible. Il est primordial d’identifier les défis auxquels votre public est confronté et de leur proposer des solutions pratiques et innovantes pendant votre webinaire.
5 - Personnalisez le contenu en fonction du profil de votre cible, pensez à son secteur d’activité, ses hobbies, son niveau de connaissance. Assurez-vous que le sujet résonne avec vos participants potentiels.
6 - Faites résonner votre marque MAIS ne la faites pas briller. Votre marque, votre activité doit servir de “support”, c’est la thématique du webinaire qui vient avant tout. Il faut garder en tête que personne n’aime être démarcher mais que tout le monde apprécie d’être aider. Cela dit, il est essentiel de s’assurer que le sujet renforce l'image de votre marque en créant une connexion entre le contenu du webinaire et les valeurs et/ou l’activité de votre entreprise.
En combinant une compréhension approfondie de votre public avec une sélection judicieuse du sujet, vous créez une base solide pour un webinaire qui suscitera l'intérêt et favorisera l'engagement.
La préparation du contenu constitue l'essence d'un webinaire mémorable.
1 - Reprenez la thématique choisie et établissez des objectifs clairs et spécifiques à celle-ci, de sorte à guider la résolution de la grande problématique exposée lors de l’événement.
2 - Structurez votre contenu avec l’ensemble des intervenants. Soyez logique et montez en puissance dans la qualité de l’expertise transmise au fil du webinaire. N’oubliez pas que les participants cherchent à répondre à leur problématique et que vous devez montrer votre excellente connaissance du sujet. Co-construisez votre propos avec les différents intervenants pour aboutir à un contenu entremêlant des notions complexes.
3 - Préparez un support visuel attractif, impactant et épuré. Comme pour n’importe quelle présentation, il vous faut un support permettant aux participants de raccorder le sujet traité et le propos en cours. Evidemment, un joli design, en accord avec votre charte graphique, est de rigueur !
4 - Intégrez du contenu interactif : un sondage, une question ouverte … Impliquer les participants pendant l’événement permet de rendre le moment plus agréable et captivant. Encore une fois, servez-vous de ces leviers pour mettre le point d’honneur sur un topic important qui démontrera votre expertise.
5 - Utilisez le storytelling ! Quoi de plus convaincant qu’un retour d’expérience ? En terme de persuasion, les histoires sont souvent de bons moyens de faire le lien entre la cause, l’effet et la conséquence. Enrichissez votre discours avec du vécu (expérience client, exemples concrets…)
6 - Ne faites ni trop long ni trop court. Optimisez le contenu pour la durée prévue. La meilleure façon de vérifier que nous sommes dans les clous, c’est de s’exercer. Alors, à vos chronos !
En suivant ces étapes, vous garantissez un contenu chiadé permettant ainsi la création d'un webinaire aussi informatif qu'engageant. Préparez-vous à rester dans la tête de vos prospects avec un contenu exceptionnel !
Comme tout événement, la planification et la logistique sont les épines dorsales de la réussite. Suivez les étapes détaillées ci-dessous pour une exécution sans faille.
1 - Choisissez bien la date et l’heure de votre webinaire : le moment choisi doit être propice à la participation, en considérant les fuseaux horaires et la réalité horaire de vos cibles (quand ma cible travaillent-elle ? quand a-t-elle du temps libre ?).
2 - Sélectionnez une plateforme pour organiser votre webinaire. Il existe deux façons de faire :
Si votre communauté LinkedIn est conséquente, il peut être intéressant de passer par ce canal. L’important étant d’aller sur la plateforme qui sera le plus fluide pour votre audience cible.
3 - Faites des crashs tests sur la plateforme choisie avec les autres intervenants. Pour ne pas avoir de problème de gestion le jour J, pour bien connaître l’ergonomie de l’outil, pour maîtriser les différentes fonctionnalités… Il est nécessaire de faire des “événements blancs”. Conviez-y l’ensemble des intervenants, cela permettra à tout le monde d’être moins stressé et de mieux maîtriser son discours.
4 - Préparez votre programme détaillé. Pour assurer un webinaire dynamique, mettez en avant les différents temps qui rythmeront l’événement.
5 - Élaborez un plan de secours. L’événementiel, même sur le web, ce sont des imprévus ! Un intervenant n’arrive pas à se connecter, la présentation n'apparaît pas, micro dysfonctionnel… prévoyez soit des relais entre les intervenants ou bien anticipez votre message aux participants.
En suivant ces premières étapes, vous assurez une planification logistique impeccable, créant ainsi un environnement propice à l’apaisement des organisateurs et une clarté de l’information pour le public. Planifiez intelligemment, excellez efficacement !
Engager le public, c’est sortir d’une simple présentation barbante où le public se déconnectera très rapidement. C’est un point crucial qui demande une approche stratégique et dynamique.
1 - Faites une bonne première impression, soignez votre début. Pour ce faire, soyez enjoué, dynamique, souriant, présentez-vous, brisez la glace en racontant une première anecdote… Bref, sortez le showman qui sommeille en vous !
2 - Encouragez la participation dès le début en expliquant comment les participants peuvent interagir avec vous (questions, chats, emojis, sondages….).
3 - Adoptez une narration “vivante” tout au long de l’événement pour alimenter cette connexion émotionnelle qui permet de garder l’attention du public. Laissez place aux échanges imprévus entre les intervenants (sans trop laisser le temps filer évidemment) ou bien interagissez en direct avec un message sur le chat.
4 - Stimulez les sens de vos participants (autant que faire se peut). Même si nous sommes sur un événement web, vous avez des êtres humains en face de vous qui ont besoin de se raccrocher à la réalité. Faites des démonstrations de produits en direct, montrez des choses à la caméra, utilisez des supports vidéos (courtes) avec des musiques punchy, … et pourquoi pas inviter les participants à se lever un instant ?
5. Prévoyez un ou des temps pour les questions/réponses. Selon la durée de votre événement, vous pouvez prévoir plusieurs sessions pour répondre aux interrogations des participants.
6 - Conduisez des sondages et enquêtes en temps réel pour impliquer activement le public et faire ressortir des tendances qui peuvent accompagner votre propos.
7 - Concluez de manière impactante :
En adoptant ces techniques, vous garantissez une expérience de webinaire dynamique, favorisant l'interaction.
La phase de suivi et d’évaluation après votre webinaire est cruciale pour mesurer le succès de celui-ci.
1 - Analysez attentivement les retours des participants. Vous pouvez prévoir d’envoyer un sondage de satisfaction suite à votre événement. Ainsi, vous pourrez savoir si votre événement à bien répondu à l’attente de votre cible. Un sondage efficace, c’est trois questions avec deux questions fermées (barème/notation ou question oui/non) et une question ouverte. Prenez également le temps de récupérer les messages du chat et l’ensemble des questions posées par les participants. Idéalement, prenez le temps de répondre aux participants individuellement si vous n’avez pas pu répondre à tout le monde le jour J.
2. Analysez les statistiques de participation et faites le point sur vos objectifs marketing ou commerciaux. Avez-vous atteint votre objectif de visibilité ? votre objectif de captation de leads ? de vente ? Comparé avec les statistiques de vos anciens webinaires et évaluez ainsi l'engagement des inscrits (a participé, n’a pas participé, a visionné le replay, combien sont restés jusqu’à la fin…).
3 - Effectuez un suivi des objectifs post-webinaire : combien de prise de contact suite à ce webinaire ? combien de rendez-vous fixé ? combien de nouvelles connexions sur LinkedIn ? Mesurez les retombées liées à l’événement suivant les call to action présentés pendant celui-ci.
4 - Faites un bilan du “qualitatif” pour vos futurs webinaires. Chaque session est un nouvel apprentissage, prenez le temps de noter ce qui a fonctionné ou pas, ce avec quoi vous avez été à l’aise, … pour une amélioration continue !
En réalisant ce suivi et cette analyse statistique, vous pouvez tirer des résultats tangibles suite à cette action qui vous permettront d’affiner votre approche pour des webinaires encore plus réussis à l'avenir !
La phase de transformation du contenu après votre webinaire est essentielle, à la fois pour prolonger son impact, mais aussi pour vous créer des ressources durables, exploitables dans le temps.
1 - Enregistrez votre webinaire pour le proposer en replay. Ainsi, transformez les “non participants” en “participants différés”. La vie est faite d’imprévu, et si votre prospect s’est inscrit, c’est bel et bien parce qu’il est intéressé par la thématique traitée. Il y a de grandes chances pour que le replay l’intéresse. Donc, une fois votre événement fini, automatisez son envoi auprès des non-participants, puis, publier le sur votre site et rendez son accès “privé” en le conditionnant à l’email de sorte à savoir qui consulte ce contenu poru les qualifier en prospect.
2 - Créez des “shorts” avec des moments clés du webinaire. Autrement dit, convertissez les points clés ou des moments divertissant en vidéos courtes pour une “consommation rapide” facilement partageable sur les réseaux sociaux.
3 - Rédigez des articles conséquents basés sur le contenu du webinaire pour une exploration détaillée des sujets abordés. Enrichissez ainsi votre site et favorisez votre SEO !
4 - Transformez les données clés en infographies informatives. Vous vous êtes appuyés sur bon nombre de chiffre pendant votre webinaire ? Réutilisez les et faites en profiter une autre audience: offrez leur une compréhension instantanée d’un des point du webinaire. Ce contenu est aussi partageable sur les réseaux sociaux.
5 - Transformez votre replay en podcast. Les trajets en voiture sont autant de temps de cerveau disponible que votre cible cherche à utiliser à bon escient. Faites leur profiter d’un enregistrement en mode “podcast” pour une consommation en déplacement.
6 - Retranscrivez votre webinaire en plusieurs guides pratiques ou en e-book. Cet exercice vous permettra de conserver son contenu dans le marbre tout en aillant la possibilité de le mettre à jour à tout moment, en accord avec les évolutions du marché, les tendances actuelle, l’évolution de votre offre… Chose que l’on ne peut faire avec la version vidéo !
En adoptant ces techniques de transformation du contenu, vous créez des ressources post-webinaire variées et impactantes, maximisant ainsi la visibilité en ligne et fournissant une valeur continue à votre audience. Ainsi, vous tirerez le meilleur parti de votre webinaire bien au-delà de sa date d'origine !
La stratégie de promotion avant et après votre webinaire est essentielle pour maximiser la visibilité et l'impact de celui-ci. Voici quelques tactiques à adopter à tout prix pour améliorer votre nombre d’inscrits et votre taux de participation !
1 - Faites un rétroplanning récapitulant vos actions de communication avant et après le webinaire. La clé du succès en communication, c’est de communiquer au bon moment. Rien ne sert d’aller trop vite. Vous voulez des participants ? Échelonner vos actions dans le temps et ce, de façon réfléchie, c’est-à-dire en choisissant les bons supports pour relayer l’information. Cette rigueur vous donnera plus de chance de rencontrer votre cible.
2 - Envoyez des e-mails ciblés aux audiences clés. En choisissant la thématique de votre webinaire, vous vous êtes basé sur un persona type. Reprenez sa fiche et réfléchissez au lieu de rencontre digitaux avec cette personne. Si vous n’avez pas de base de données déjà qualifiées pour atteindre ce profil, utilisez LinkedIn soit pour vous constituez votre base de données (nous vous recommandons Waalaxy ou bien Phantom Buster), ou bien cherchez un partenaire qui est en relation directe avec votre cible, avec qui vous pourrez co-animer l’événement et profiter de sa BDD. Une fois celle-ci en votre possession, envoyez un mailing d’invitation trois semaines avant et un mailing de relance une semaine avant.
3 - Déployez une stratégie sur les réseaux sociaux et publier un teaser visuel indiquant la thématique de l’événement, la date et les intervenants. Prévoyez plusieurs posts un mois avant le jour J et plusieurs mois après le jour J avec le contenu de webinaire recyclé (cf. partie “Transformez votre webinaire en ressource durable).
4 - Établissez des partenariats avec des influenceurs de l'industrie pour profiter de leur audience. En échange, proposez leur une participation à l’événement, ou bien, payez leur ce service tout simplement.
5 - Lancez des campagnes publicitaires ciblées via Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads, Tiktok Ads… Choisissez la plateforme où se trouve votre cible ! Ces campagnes pourront vous permettre de gagner des inscrits avant le jour J, mais vous pouvez également en faire après le jour J pour diffuser le lien du replay du webinaire.
6 - Intégrer les participants et les visionneurs du replay dans un cycle de nurturing. Ces personnes sont vos prospects “tièdes”, c’est-à-dire qu’ils ont déjà prouvé un intérêt prononcé pour votre secteur, mais qu’ils n’ont pas cherché à passer concrètement à l’achat ou à la demande de devis. Pour les accompagner dans leur processus de décision, imaginez une suite de mails automatisés qui collerait à leur profil et les mènerait à devenir des prospects “chauds”.
En adoptant ces stratégies de promotion, vous assurez une visibilité optimale à votre webinaire et encouragerez les inscriptions.
Félicitations, vous avez maintenant toutes les clés en main pour orchestrer un webinaire mémorable : préparation, présentation, promotion, il n'y a plus qu’à 😉 !
Les webinaires, ces nouvelles conférences du monde numérique, sont bien plus qu'une simple tendance – ils sont devenus une nécessité incontournable dans le paysage professionnel moderne.
En suivant les étapes minutieuses que nous avons détaillées, de la planification stratégique à la logistique impeccable, de la captivation du public à l'analyse post-événement, vous vous apprêtez à maîtriser l'art de l'interaction en ligne. Préparez-vous à maximiser l'impact de vos présentations virtuelles et à rester dans la tête de vos prospects avec un contenu exceptionnel.
Rappelez-vous, un webinaire réussi va au-delà de l'événement lui-même. Transformez-le en une ressource durable qui continue à générer de la valeur. Enregistrez-le pour le proposer en replay, créez des extraits vidéo attrayants, rédigez des articles détaillés, concevez des infographies informatives, transformez-le en podcast et même en guides pratiques. Ainsi, vous prolongez son impact bien au-delà de sa date d'origine.
Encore un peu frileux à l’idée de vous lancer dans cette aventure ? 😬
Notez que chez Luneos, nous pouvons vous accompagner dans chaque étape de la préparation de votre événement. Que ce soit pour élaborer la stratégie de communication ou assurer une logistique sans faille, nous saurons faire de votre webinaire un succès.
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